Tägliche Doku, Eltern-Push und Wissens-Übergabe in einer PWA
Wenn eine Erzieherin krank wird, weiß die Vertretung sofort, was läuft
Der gesamte Tagesablauf einer pädagogischen Einrichtung steckte in den Köpfen von drei Stamm-Erzieherinnen und einer Excel-Liste. Eine eigene App hat das Wissen sichtbar gemacht — Vertretungen sind ab Tag 1 einsatzfähig.
Wo das Problem lag
Eine pädagogische Einrichtung mit rund 60 Kindern dokumentierte den Alltag in einer Mischung aus handschriftlichen Übergabebüchern, WhatsApp-Gruppen für Eltern-Kommunikation und einer Excel-Liste für Termine. Wenn eine Stamm-Erzieherin ausfiel, brauchten Vertretungen Tage, um sich einzufinden — wichtige Informationen über Allergien, Abholberechtigungen oder laufende Projekte verschwanden in WhatsApp-Verläufen. Eltern erhielten Informationen verspätet oder gar nicht. Datenschutzrechtlich war die WhatsApp-Nutzung längst Grauzone.
Was wir gebaut haben
Wir haben eine Progressive Web App gebaut, die alle drei Kanäle ersetzt: ein zentrales Dashboard mit Tagesübersicht, ein Kalender mit Terminen und Diensten, eine TipTap-basierte Foto-Doku pro Kind oder Gruppe und ein Eltern-Modul mit Push-Benachrichtigungen.
Die App läuft als PWA — installierbar auf jedem Smartphone, ohne App-Store-Hürde. Erzieherinnen nutzen sie offline, beim erneuten Netzwerkkontakt synchronisiert sich alles automatisch. Eltern bekommen Push-Benachrichtigungen über neue Fotos, Termine oder Abholungs-Anfragen.
Rechte und Sichtbarkeiten sind klar gestaffelt: Eltern sehen nur ihr eigenes Kind, Erzieherinnen sehen ihre Gruppe, die Leitung sieht die gesamte Einrichtung. Alle Daten liegen auf europäischer Supabase-Infrastruktur mit Row-Level-Security, Auth läuft über Supabase Auth mit Magic Links statt Passwörtern.
Die Übergabe zwischen Schichten passiert nicht mehr in einem Buch, sondern als strukturierter Eintrag in der App. Eine Vertretung kann die letzten 7 Tage nachlesen, sieht offene Punkte und ist ab Tag 1 produktiv. Wissen, das vorher in Köpfen steckte, ist jetzt im Tool festgehalten.
So sieht das Tool aus
Anonymisierte Demo-Ansichten — echte Screenshots folgen nach Kunden-Freigabe.
Was sich veraendert hat
Vertretungen sind ab dem ersten Tag in der Gruppe einsatzfähig — vorher dauerte die Einarbeitung in Übergabebücher und WhatsApp-Verläufe rund eine Woche.
Die Eltern-Kommunikation läuft vollständig DSGVO-konform über die App. WhatsApp-Gruppen mit unkontrollierten Datenflüssen sind vollständig abgelöst.
Neue Eltern registrieren sich per Magic-Link-E-Mail, sehen ihr Kind sofort und benötigen keine Schulung. Die Erzieherinnen-Schulung dauerte einmalig 90 Minuten.
Womit wir gebaut haben
Bewusst kein Vendor-Lock-in — alle Bausteine sind langlebig, gut dokumentiert und austauschbar.
- Next.js 16
- Supabase
- Serwist (PWA)
- Web-Push
- React Big Calendar
- TipTap
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